Coaching Software für Personal Trainer: Die acht Funktionen, die zählen

1. Buchung mit Kalender und freien Zeiten

Deine Kunden sollen freie Termine sehen und selbst buchen, auch umbuchen und absagen nach deinen Regeln. Alles andere erzeugt Nachrichten hin und her. Gut ist, wenn die Software vor dem Termin selbst erinnert.

Prüffrage. Kann ein Kunde einen Termin buchen, ohne dir eine einzige Nachricht zu schreiben?

2. Online Zahlung und automatische Auszahlung

Sessions, Pakete und Abos sollten direkt bei der Buchung bezahlt werden, und das Geld gehört auf dein Konto, ohne dass du Rechnungen hinterherläufst. Achte darauf, wer der Zahlungsdienstleister ist, welche Gebühren je Zahlung anfallen und ob Barzahlungen im selben System landen. Sonst führst du doch wieder eine zweite Liste.

Prüffrage. Siehst du auf einen Blick, wer bezahlt hat und wer nicht, online und bar?

3. Trainings und Ernährungspläne, die der Athlet wirklich nutzt

Ein Plan als PDF wird nicht geöffnet. Ein Plan in der App, den der Athlet abhakt und in dem er seine Gewichte einträgt, schon. Wichtig ist auch, wie schnell ein neuer Plan entsteht, ob aus Vorlagen oder mit einem KI Entwurf, den du nur noch anpasst.

Prüffrage. Siehst du als Coach, was dein Athlet wirklich gemacht hat, Satz für Satz?

4. Check ins und Fortschritt auf einen Blick

Gewicht, Fotos, Schlaf, Energie und ein regelmäßiger Check in pro Athlet, für alle Athleten auf einer Übersicht. Das ersetzt die Sonntagabend Runde durch den Messenger, mehr dazu in Die Sonntagabend Falle.

Prüffrage. Merkst du, dass ein Athlet abdriftet, bevor er kündigt?

5. Kommunikation im Kontext

Nachrichten sollten beim Athleten und seinem Training liegen, nicht in einem Chat zwischen Familiengruppen. Wer Fragen zwischen den Sessions an eine KI abgeben kann, die den Plan des Athleten kennt, gewinnt am meisten Zeit.

Prüffrage. Findest du die Frage von letztem Mittwoch in zehn Sekunden wieder?

6. Events und Kurse

Bootcamps, Lauftreffs, Workshops und Online Kurse mit Teilnehmerzahl, Bezahlung und Teilnehmerliste. Für viele Coaches der einfachste Weg zu neuen Kunden, und ein Kurs verkauft sich, ohne dass du dafür eine Stunde mehr arbeitest.

Prüffrage. Kannst du ein Event anlegen, teilen und abrechnen, ohne ein zweites Werkzeug?

7. Ein öffentliches Profil, das gefunden wird

Qualifikationen, Schwerpunkte, Pakete und ein Link, den du teilen kannst. Hat die Software einen Marktplatz oder eine Karte, auf der Kunden in deiner Nähe suchen, ist die Sichtbarkeit gleich dabei.

Prüffrage. Kann dich jemand finden, der deinen Namen noch nicht kennt?

8. Datenschutz und Daten in der EU

Gesundheitsdaten sind nach der DSGVO besonders geschützt. Frag, wo die Daten liegen, ob es mit jedem Dienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt, ob KI Funktionen deine Daten zum Training ihrer Modelle nutzen und ob deine Kunden ihre Daten selbst herunterladen und löschen können.

Prüffrage. Nennt die Datenschutzerklärung jeden Dienstleister mit seinem Standort?

Wie Fitiva die Liste abdeckt

Fitiva vereint die acht Punkte in einer App, die im Browser läuft, auf dem Handy und am Computer.

• Buchung. Du veröffentlichst freie Zeiten, Athleten buchen selbst, vor Ort oder per Video. Am Tag vorher erinnert Fitiva sie an die Session.
• Zahlung. Online über Stripe Connect, als Session, Paket wie die 10er Karte, Abo oder Zahlungslink. Barzahlungen verbuchst du mit einem Tipp, offene Zahlungen fragst du mit einem Tipp nach.
• Pläne. Vorlagen weist du mit zwei Klicks zu. Ava entwirft Workouts, mit Pro auch Programme über mehrere Wochen und Ernährungspläne. Deine Athleten loggen Satz für Satz.
• Check ins. Eigene Check in Formulare, dazu Workouts, Mahlzeiten, Gewicht und Fortschrittsfotos deiner Athleten, ohne Screenshots. Ava sagt dir, wer seit Tagen nicht trainiert hat.
• Kommunikation. Chat mit deinen Athleten, getrennt vom Privaten, und Posts, die auf ihren Dashboards landen. Ihre Fragen zwischen den Sessions beantwortet Ava, die ihren Plan kennt.
• Events und Kurse. Events mit Flyer und QR Code, Tickets zahlen Teilnehmer online. Online Kurse verkaufst du über deinen eigenen Link.
• Profil. Dein Pin auf der Karte ist kostenlos, und dein Profil hat eine eigene Adresse, app.fitivapro.com/c/dein-name.
• Datenschutz. Konten und Inhalte liegen in der EU, und die Datenschutzerklärung nennt die Dienste, die die App nutzt, mit ihrer Region. Deine Inhalte trainieren keine KI Modelle, und Daten herunterladen oder das Konto löschen geht selbst in den Einstellungen.

Free kostet 0 € für bis zu 3 aktive Athleten, Pro 14,99 € im Monat für bis zu 15, Elite 29,99 € im Monat für unbegrenzt viele. Das sind Launchpreise inkl. MwSt.: Wer bis 31.12.2026 startet, auch mit den 14 Tagen gratis, behält sie, solange sein Abo läuft. Neue Abos ab 1.1.2027 kosten Pro 24,99 € im Monat oder 239,90 € im Jahr und Elite 45,99 € im Monat oder 441,50 € im Jahr. Bei Kartenzahlungen kommt die Kartengebühr von Stripe dazu, 1,5 % plus 0,25 € je Zahlung, bei Zahlung vor Ort keine. Wie die Pläne gebaut sind, steht in Free, Pro oder Elite.

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Die eine Frage zum Schluss

Rechne aus, wie viele Stunden pro Woche du heute mit Verwaltung verbringst und was sie bei deinem Stundensatz im Jahr wert sind. Bei sechs Stunden in der Woche und 60 Euro Stundensatz sind es, mit 46 Arbeitswochen gerechnet, 16.560 Euro. Eine Software lohnt sich, wenn sie dir davon mehr zurückgibt, als sie kostet.

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Häufige Fragen zur Coaching Software

Was muss eine Coaching Software für Personal Trainer können?

Sie sollte acht Dinge können: Buchung mit freien Zeiten, Online Zahlung mit Auszahlung, Pläne in der App, Check ins und Fortschritt, Kommunikation beim Athleten, Events und Kurse, ein öffentliches Profil und sauberen Datenschutz.

Brauche ich als Einsteiger schon eine Coaching Software?

Ab dem ersten zahlenden Kunden lohnt sich zumindest Buchung und Zahlung in einem System. Dann entsteht gar nicht erst die Liste, die du später aufräumen musst. Bei Fitiva ist das mit Free kostenlos, für bis zu 3 aktive Athleten.

Läuft Fitiva auch auf dem Handy?

Ja, im Browser unter app.fitivapro.com, auf dem Handy und am Computer. Auf dem Handy legst du Fitiva auf deinen Startbildschirm, dann startet es wie eine App. Im App Store gibt es Fitiva noch nicht.

Kann ich meine bestehenden Athleten mitbringen?

Ja. Du lädst sie per Link ein. Für sie bleibt Fitiva kostenlos.

Was kostet Fitiva für Coaches?

Free kostet 0 € für bis zu 3 aktive Athleten, mit 5 % Fitiva Gebühr. Pro kostet 14,99 € im Monat oder 143,90 € im Jahr für bis zu 15 Athleten, mit 2,5 %. Elite kostet 29,99 € im Monat oder 287,90 € im Jahr, unbegrenzt Athleten, mit 0 % auf Sessions, Pakete und Events. Pro und Elite kannst du 14 Tage gratis testen. Das sind Launchpreise inkl. MwSt. für alle, die bis 31.12.2026 starten; neue Abos ab 1.1.2027 kosten Pro 24,99 € und Elite 45,99 € im Monat.