Fitiva
Die Sonntagabend-Falle: Wo Coaches jede Woche Zeit verlieren
Sonntag, 20 Uhr. Die Woche war gut, deine Athleten sind zufrieden, und trotzdem sitzt du am Laptop. Wer hat gezahlt? Welcher Plan geht an wen? Wer hat den Termin am Dienstag noch nicht bestätigt? Wohin diese Stunden gehen und was du zuerst automatisierst.
Inhalt4 Abschnitte
Wo die Zeit hingeht
Schreib eine Woche lang auf, was du neben dem Training erledigst. Meist landet die Zeit in denselben fünf Töpfen.
- Zahlungen. Überweisungen prüfen, Erinnerungen schreiben, Rechnungen erstellen. Bei zwanzig Athleten sind das schnell zwanzig kleine Vorgänge im Monat.
- Pläne. Die Vorlage aus der Notiz-App kopieren, den Namen ändern, Gewichte eintragen, per Nachricht verschicken. Jede Woche neu.
- Termine. Bestätigungen einholen, Absagen nachtelefonieren, den eigenen Kalender aktuell halten.
- Nachrichten. Vier Chats auf drei Plattformen. Die wichtige Frage von Mittwoch ist zwischen zwei Sprachnachrichten verschwunden.
- Überblick. Wer ist gerade wie weit? Wer ist seit zwei Wochen still? Das steht nirgends, also rechnest du es im Kopf.
Rechne deine eigene Woche. Wie viele Stunden sind es bei dir, und was sind sie bei deinem Stundensatz im Jahr wert? Der Rechner auf der Seite für Coaches zeigt es dir, gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Bei sechs Stunden in der Woche und 60 Euro Stundensatz sind es schon 16.560 Euro im Jahr.
Was du zuerst automatisierst
Nicht alles auf einmal. Diese Reihenfolge funktioniert, weil jeder Schritt den nächsten leichter macht.
1. Zahlungen
Das ist der größte Hebel, weil es der unangenehmste Topf ist. Wenn Buchung und Zahlung ein Vorgang sind, entfällt das Nachfragen.
In Fitiva zahlen deine Athleten online bei der Buchung, mit einem Paket wie der 10er-Karte oder über einen Zahlungslink, den du ihnen schickst. Bietest du Zahlung vor Ort an, verbuchst du die Barzahlung mit einem Tipp. Offene Zahlungen siehst du auf einen Blick und fragst sie mit einem Tipp freundlich nach. Das Geld zahlt Stripe auf dein Bankkonto aus, in der EU meist nach ein bis zwei Werktagen.
2. Termine
Wenn deine Athleten selbst buchen, entfällt das Hin und Her. Du veröffentlichst freie Zeiten, sie wählen einen Termin, und bezahlen sie online, steht er mit der Zahlung fest. Am Tag vorher erinnert Fitiva sie an die Session.
Absagen können sie in der App, bis die Session beginnt. Ob es Geld zurück gibt, entscheidest du, und ihre Absagen zählen nicht gegen dein Badge „Zuverlässig“. Deine Aufmerksamkeit brauchen dann nur noch die Absagen in letzter Minute.
3. Pläne als Vorlagen
Bau deine drei bis fünf Standardblöcke einmal sauber als Vorlage. Danach ist ein neuer Plan eine Frage von Minuten, nicht von einem Abend. Individuell wird er an den zwei, drei Stellen, die wirklich individuell sind.
In Fitiva speicherst du Vorlagen wie Oberkörpertag, Deloadwoche oder einen 5x5-Kraftblock und weist sie jedem Athleten mit zwei Klicks zu. Ava entwirft Workouts, mit Pro auch Programme über mehrere Wochen und Ernährungspläne. Du passt den Entwurf an und weist ihn zu, dein Athlet hat ihn sofort in seiner App.
4. Ein Kanal
Alle Athleten in einem Chat, getrennt vom Privaten. Fragen bleiben beim Training, nicht zwischen Familiengruppe und Newsletter. Was alle betrifft, etwa ein neuer Wochenplan oder ein freier Feiertag, schreibst du einmal als Post, und er landet auf den Dashboards deiner Athleten.
5. Das Dashboard
Wenn Zahlungen, Termine und Pläne im selben System liegen, entsteht der Überblick von selbst. Du siehst, wer aktiv ist, wer einen Anstoß braucht und wie die Woche war. Workouts, Mahlzeiten und Check-ins deiner Athleten siehst du, sobald sie sie eintragen. Und Ava sagt dir, wer seit Tagen nicht trainiert hat, und erinnert ihn auf deinen Tipp. Mit Pro und Elite sortiert sie dir außerdem jeden Montagmorgen im Wochenbriefing, wer diese Woche deine Zeit braucht.
Verwaltung ist kein Coaching. Jede Stunde, die du dort sparst, ist eine Stunde mit Menschen.
Ein Ritual statt eines Abends
Was übrig bleibt, passt in eine halbe Stunde am Freitagmittag.
- Überblick holen. Frag Ava nach Umsatz, Sessions und offenen Zahlungen, sie antwortet in einem Satz.
- Stille Athleten anschreiben. Wer seit Tagen nichts eingetragen hat, bekommt eine kurze, persönliche Nachricht.
- Die nächste Woche freigeben. Freie Zeiten veröffentlichen, Pläne zuweisen, fertig.
Der Sonntagabend gehört dir wieder.
Rechne aus, was dich Verwaltung kostet
Häufige Fragen zur Verwaltung
Wie finde ich heraus, wie viel Zeit ich an Verwaltung verliere?
Schreib eine Woche lang mit, was du neben dem Training erledigst, sortiert nach Zahlungen, Plänen, Terminen, Nachrichten und Überblick. Der Rechner auf der Seite für Coaches rechnet deine Stunden mit deinem Stundensatz auf das Jahr hoch.
Muss ich alles auf einmal umstellen?
Nein. Fang mit den Zahlungen an, weil sie am meisten Nachfragen kosten, dann folgen Termine, Vorlagen, ein Kanal und zuletzt der Überblick.
Können meine Athleten vor Ort bezahlen?
Ja. Athleten zahlen online oder direkt bei dir. Barzahlungen verbuchst du mit einem Tipp, und offene Zahlungen fragst du mit einem Tipp freundlich nach.
Kann ich meine bestehenden Athleten mitbringen?
Ja. Du lädst sie per Link ein. Für sie bleibt Fitiva kostenlos.
Was kostet Fitiva für Coaches?
Free kostet 0 € für bis zu 3 aktive Athleten, mit 5 % Fitiva-Gebühr. Pro kostet 14,99 € im Monat oder 143,90 € im Jahr für bis zu 15 Athleten, mit 2,5 %. Elite kostet 29,99 € im Monat oder 287,90 € im Jahr, unbegrenzt Athleten, mit 0 % auf Sessions, Pakete und Events. Das sind Launchpreise inkl. MwSt. für alle, die bis 31.12.2026 starten; neue Abos ab 1.1.2027 kosten Pro 24,99 € und Elite 45,99 € im Monat. Bei jeder Kartenzahlung kommt die Kartengebühr von Stripe dazu, 1,5 % plus 0,25 € je Zahlung, bei Zahlung vor Ort keine.
